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議事録の書き方・例文集～上司も認める議事録の書き方をマスターしよう！～

3. 【書き方ケーススタディ】見本となる書き方の例・例文集

では、実際の書き方に関して、ポイントをいくつかご説明してきます。

まず、取ったメモを自分なりにまとめ上げるところから始めます。いきなり議事録を書き出したとしても、自分の中で文章がまとまっていなければ、人に伝わる文章は書けません。

資料を整理したり、メモをよく見たりしながら、また5W2Hまたは5W1Hを元に発言をまとめるようにすると書きやすくなります。

Who（誰が）
What（何を）
When（いつまでに）
Why（なぜ）
Where（どこで）
How（どのようにするのか）
How much（いくらで）

また以下のポイントも実施してみましょう。

・口語体を文語体に置き換えること
・不要な部分はすべて削り取ること

会議中の実際の発言例

主任：「◯◯についての件は今、どうしようかと相談しているところでして、だいたい5件ぐらいになるかと思いますが…」

メモ「◯◯についての相談」

部長：「そこは、そうだね、8件…いや、目標は10件にして欲しい」

メモ「目標は10件にする」

議事録での書き方例

会議名：◯◯商品開発会議　議事録
日時：◯月1日(月)　15:00～16:00
場所：◯◯会議室
出席者：◯◯部長、◯◯課長、◯◯係長、◯◯主任　議事録作成：◯◯
欠席者：◯◯主任（出張のため）
議題：◯◯商品開発の決定について

決定事項：
・ネーミングは◯◯に決定する
・実演販売ができるように担当役員に提言する

議論内容：
・◯◯部長より予算の関係上、サンプル配布は難しいとのこと(◯◯係長)
・価格設定は◯◯を予定（◯◯主任）
・◯◯デパートでの実演販売はどうか(◯◯課長)
・ネーミングは◯◯でどうか（◯◯部長）

懸案事項
・販売計画書を◯月10日までに作成すること
・第二回「◯◯商品開発会議」の日時
◯月1日(月)　15:00～16:00　◯◯会議室にて

4. 議事録のフォーマット・テンプレート

ここでは、PTAや非営利団体、会社など、それぞれの立場に応じて汎用的に使えるテンプレートをご紹介していきます。
このテンプレートを基調とし、そこに自分なりの工夫を盛り込んで作り上げていきましょう。

議事録のフォーマット（.doc）
議事録のフォーマット2（.xls）
株主総会のテンプレート（.doc）
理事会議事録のテンプレート（.doc）

5. 効率化するソフト、自動生成のアプリやツール

会議に専念するためにはPCのソフトやスマホアプリなどを使ってメモを行うと便利ですし、同時にスピーディに対応でき用になるため、ぜひとも使いこなしたいものです。

clarke.ai

https://clarke.ai/

AIが会議の音声を認識・分析して、議事録を作ってくれるWebサービス。発行された専用の電話番号に電話をかけ、AIに聞こえるようにすればいいだけです。ただし、英語のみ対応かつアメリカの電話番号が必要となります。

XMind

https://jp.xmind.net/

マインドマップは、トニー・ブザンが提唱したノート術のこと。紙の中心に主題を書き、そこから放射状に線と字を書いていくため、全体を把握しやすくなります。「XMind」は無料のマインドマップツール。Evernoteに保存はできますが、PDFなどの書き出しを行いたい場合は、有料版（9800円～）が必要になります。