会議の意味や本来の目的は？
意思決定の場としての効率よい会議の進め方

3. 時間短縮！会議を円滑にする便利ツールを導入して効率化

ここまで会議を円滑に進めるための方法をご紹介してきました。 しかし、より効率化を求めるのであれば様々なツールを積極的に導入していきましょう。
ここでは会議を円滑に進める便利ツールをご紹介します。

日程調整が可能なツール

参加人数が多くなればなるほどメッセージなどで日程調整するのは難しく、ミスが起きやすい原因となります。 ツールを用いて簡単に日程調整を行いましょう。

調整さん

https://chouseisan.com/

スケジュール調整ツールの定番サービスです。 Webサービスですので、ユーザー登録やアプリのインストールなどは必要なく、幹事・参加者ともに簡単に使用することができます。

オンライン会議が可能なツール

会社の規模が大きく、全員が集まることが難しい場合や、多忙なメンバーの場合など、 会議の開催自体が難しいことも少なくありません。しかし、メールやチャットではなく、 お互いの顔を見ながら、また生の声を聞きながら話がしたいときには、オンライン会議が可能なWebツールが便利です。

チャットワーク

https://go.chatwork.com/

音声のみであれば、最大100人まで使用可能なWebツールです。有料プランに加入することで画面の共有や、ビデオ通話も可能です。

FaceHub

https://www.face-peer.com/

インストールやアカウント不要のビデオチャットです。録音、録画の他、音声の文字起こしや画面共有機能もあります。

Zoom

https://zoom.us/

Web会議、Webセミナーに特化したツールです。Web会議用のURLを送ることで会議が開始できるため、パソコンに疎い方でも参加しやすい点もメリットです。 さらに会議を録画できる機能も搭載されています。

会議の論点を可視化するためのツール

現在の論点を理解した上で会議に参加してもらうには、リアルタイムに議事録を作成して共有する必要があります。
昔はホワイトボードを使うことが一般的でしたが、会議室以外で会議を行う機会も増えて ホワイトボードやプロジェクターなどの備品が用意できない事態も増えています。 また、スペースや重量の関係で、あまり使いたくないという声も少なくありません。
その場合に役立つ、Webツールをご紹介します。

Googleドキュメント

https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/

ワープロ、表計算、プレゼンテーション、図形編集の4つのソフトが使用、編集可能です。

SIGN（サイン）

https://svgn.biz/

議事録の作成が可能な無料クラウドツールです。

Evernote（エバーノート）

https://evernote.com/intl/jp/

パソコン、スマホから記録、整理、追記が可能な議事録作成ツール。無料プランでは2台まで同期可能です。

議事録メモの代わりになる録音ツール

発言をすべて間違いなくメモをとるのは、至難の技です。 従来であれば、ICレコーダーを使用し、録音するなどの方法が一般的でしたが、より便利なツールが続々登場しています。

Meeting REC

https://play.google.com/store/apps/details?id=kr.lithos.application.ad.meetingrecord&hl=ja

あらかじめ発言者の名前を登録しておき、発言時にタップするだけでタグ付けができるアプリです。 後で聞き直す際に、1人の発言だけを抽出することも可能です。

Quick Time Player

https://support.apple.com/ja-jp/quicktime

Macのパソコンにデフォルトでインストールされている動画、音声などのマルチプレイヤーです。 録音、録画もワンクリックで操作ができ、会議後のファイル共有もスムーズに行えます。