プロジェクトの進捗報告や、収支の報告、新しいサービスや商品の企画などで、会議やミーティングが行われます。
この会議やミーティングの際に「発言がほとんど出ない」、そのため、誰も喋らない沈黙の時間だけが過ぎたり、上役が発言が出ないことに対し怒り出したりする、といった事はないでしょうか？
参加者の会議経験が少ない、上下の関係が厳しく、意見を言っても否定されることがよくある場合、上記の様な会議になる事が多く、そのような会議やミーティングは「内容」にばかり気を配り、その場の空気、いわゆる「雰囲気」に対して、主催者や会議を仕切る立場にある人があまり気にしていないことが多いのです。
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「たかが雰囲気でしょ？ 会議には何も関係が無いでしょう」
こんな意見も聞こえてきそうですが、場の雰囲気を改善すればアイデアや意見がバンバン出てくる会議にすることができるのです。
その方法は「司会進行役を立てること」「進行役が上司・部下問わず、ネガティブや後ろ向きな人をフォローし、引っ張る」というものです。会議やミーティングは一人ひとりの雰囲気で作られていきますが、ネガティブ・後ろ向きな思考や雰囲気を持っている人が1人でも居ると、その雰囲気に参加者が引っ張られ、発言しづらい雰囲気になっていきます。
このような人間が1人でも居ることで会議の流れが滞ってしまうのですが、それを塞き止めるのが司会進行役の役目。そういった人の意見などを肯定したり、褒めたりすることで反論や否定を貴重な意見として扱います。司会進行役が、普段なかなか発言をしない人に焦点をあて、全員に意見を言ってもらえる場の雰囲気を作り出し、盛り上げていく必要があるのです。
会議は「司会進行役」によって決まると言っても過言ではありません。
また、司会進行役は会議やミーティングを時間通りに進めるだけではなく、「会議の内容を把握し、参加者の意見をまとめる」、「議題から脱線しないように先導して意見の発展を促し、意見を集約する」このようなことができる人が望ましいでしょう。
企画やアイデアを出すのであれば、「判断・結論を出さない」「奇抜で斬新なアイデアを歓迎する（否定しない）」「質よりも量を出させる」「個別のアイデアを繋げたり、変化させる」という「ブレインストーミング法」などの発想法を取り入れるのも一つの手段です。
他にも、会議を円滑に回すための「ファシリテーション」という技術もあり、セミナーや講座で身につけることができます。
会議の進行に悩んでいる方は、参考にしてみてください。
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