役員や重役が出席する会議や外部のゲストをお招きする自社主催のイベントでは、より多くの配慮が求められます。しかし、具体的にどのような配慮が必要か分からないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、役員や重役などの偉い人やVIPゲストを招待するイベントの幹事として、準備すべきことや用意しておくとよいもの、気をつけておきたい注意点などについて紹介します。
偉い人やVIPゲストの方に気持ち良く参加していただけるよう、準備万端の状態で当日を迎えましょう。
目次
偉い人やVIPゲストをお招きする機会というのはそう多くありませんから、人一倍気を遣う必要があるとわかっていても、実際どのような配慮が必要か分からないという方も多いのではないでしょうか。
そこでここからは、偉い人やVIPゲストをお招きするイベントの幹事として、準備すべきことや用意しておくとよいもの、気をつけておきたい注意点などについて紹介します。
重要なビジネス関連のイベントや格式の高いイベントに偉い人をお招きする場合、お出迎えやお見送りをおこなうのが一般的です。
偉い人が複数人お見えになる場合は、到着時の混雑や混乱を避けるためにも、それぞれの車の停車スペースを確保しておきましょう。
また、お帰りの際はタクシーを利用されることもあるため、あらかじめ後払いができるタクシーチケットを用意しておくと料金の精算がスムーズです。
幹事をはじめ参加メンバーはお見えになる偉い人の名前と顔を事前に把握し、なるべく全員でお出迎え・お見送りできるよう心がけましょう。
偉い人のお出迎えやご案内の際は、業務連絡用のインカムがあると便利です。
到着などの様子をリアルタイムで共有できるため、場面に応じた適切な対応が可能になります。
また、駐車場から控え室、控え室から会場までなどの移動経路は、来場者から見えない動線を確保しましょう。
VIP控室だとバレないようお部屋の案内看板名も控室①と工夫しておくなど、 セキュリティやプライバシーに可能な限り配慮するのがベストです。
ご登壇いただく予定などがある場合は、お部屋に身だしなみを整えるための姿見を設置しておく、喉が渇いた場合に備えて水差しなどを用意しておくといった配慮も忘れないようにしましょう。
偉い人は基本的に多くの仕事や責任を抱えているため、多忙である場合がほとんどです。
偉い人の次のスケジュールを事前に把握し、万が一会議やイベントが遅延した場合には、必要に応じて途中退席などの対処ができるよう準備しておきましょう。
また、偉い人のスケジュールだけでなく、イベント自体のスケジュール管理も重要です。
予定通りに進行できるよう事前にリハーサルなどを徹底し、当日も逐一プログラムの時間配分や進捗状況を確認しましょう。
偉い人が複数人出席する場合、その参加者内の序列や上下関係にも注意が必要です。
座席の位置や入場順などで序列が逆転してしまうと、不快な思いや気まずい思いをさせてしまう可能性があります。
事前に参加者同士の序列・上下関係や業界内のルールについて情報収集し、配慮につとめましょう。
ケータリングなどで食事を提供する予定がある場合は、食物アレルギーにも配慮が必要です。
事前に偉い人の食べ物のアレルギーを確認し、原因食物の除去やメニューの変更などの対応が可能かどうかケータリング会社に確認しましょう。
高級弁当を1個からなど、少ない数量で手配可能かどうか、あらかじめ業者に相談しておきましょう。
偉い人やVIPゲストが参加し、多くの人が集まるイベントではテロへの警戒も強化されます。
夏なのにセーターを着ているなど季節に合わない服装をしていると、服の下に武器や爆弾を隠していると誤解させる恐れがあるため注意が必要です。同様に、ポケットに物を詰めこみすぎたり、不用意に手を突っ込んだりすると、武器を隠している、または取り出そうとしているように見える恐れがあります。
政治家や外国の要人などSPが付くような偉い人の場合は、セキュリティの観点から物理的な距離にも配慮が必要です。
スタッフや警備員が周囲の状況を監視でき、万が一攻撃があった場合は要人を守れるような立ち位置に調整しましょう。
また、幹事や運営側もいらぬ誤解を招かぬよう、必要以上に近づかないなど適切な距離感を持って接する必要があります。
偉い人やVIPゲストをお招きするイベントで事前に確認しておくべきことや準備、当日の注意点は以下のとおりです。
• なるべく全員でお出迎え・お見送りするよう心がける
• 移動経路は来場者から見えない動線を確保する
• 偉い人の次のスケジュールやアレルギーを事前に確認しておく
• 偉い人が複数人参加される場合は、偉い人同士の序列も把握しておく
• 当日は誤解を招くような 不審な服装・振る舞いを避ける
• 政治家や外国の要人などSPが付くような偉い人の場合は、距離感や立ち位置にも配慮する
偉い人やVIPゲストをお招きするイベントの幹事となると、どうしても緊張や不安があるかもしれません。
しかし、そのぶん偉い人の影響力は大きいため、満足していただければ、今後ビジネスの拡大や自身の昇進につながる可能性も十分にあります。
機嫌を損ねたらどうしようと怯えるより、組織やあなた自身の評価を上げるチャンスと捉え、快適にお過ごしいただけるよう準備から当日まで全力を尽くしましょう。
ここからは、役員や重役、VIPゲストなどがお見えになるイベントにおすすめのTKP会場を紹介します。
どの施設も控室や会場まで来場者に見られずに移動できる動線となっているため、偉い人をお招きするのにぴったりです。
札幌大通りに全13室の用意がありますが、そのなかでも5階フロアを貸切で使える550㎡の大型物品会場は大規模なイベントにぴったり。中央スペース以外にも２部屋を使用できるため控え室などとしてご利用いただけます。
仙台駅直結の宴会場、会議室、ホテルの機能を兼ね備えたハイブリッド型施設です。大宴会場は、開放感のある天井高5.0mで、200インチスクリーンを使用した迫力のある演出が可能となっているため、VIPをお招きする催事にぴったりです。
東京メトロ千代田線新御茶ノ水駅直結のハイグレードな施設です。 スクール形式で最大144名、シアター形式で最大270名を収容可能なため、講演会やセミナー、記者会見や懇親会などさまざまな用途でご利用いただけます。
神保町駅から徒歩2分。天井高は4.0mでスクール形式で最大240名、シアター形式で最大360名を収容可能な大空間となっているため、大規模な研修・セミナー、会議やイベントの開催に適しています。
名古屋駅から地下通路直結とアクセス抜群。16階からの眺望と高級感のある内装が特徴的なハイクオリティレンタルスペースです。スクール形式で最大204名収容可能なため、大人数での会議や研修・セミナーなどさまざまなシーンにご利用いただけます。
JR大阪駅から2駅、乗車時間4分の桜ノ宮駅にあるホテル併設の会議室施設です。天井高5m、250名以上収容可能の大ホールで、音響・映像・照明設備も充実。
高級感あふれる落ち着いた空間で、他にも用途に合わせて複数のルームをジョイントできるため偉い人やVIPゲストをお招きするのにぴったりです。
大阪メトロ御堂筋線 心斎橋駅から 徒歩2分。 TKP関西エリア最大の1部屋522㎡、最大収容人数396名を誇るバンケットホールです。大人数での全体会議やイベントの大規模開催に適しており、ご予約から利用終了・搬出まで徹底サポートいたします。
九州最大商業施設、福岡天神の中心に位置する大型ホールです。スクール形式で最大400名収容可能のメインホールのほか４室を完備。地上16階と眺望も良く、講演会やシンポジウム、各種パーティーから記念行事まで多目的にご利用いただけます。
渋谷駅 新宿駅 池袋駅 品川駅 新橋駅 日本橋駅 市ヶ谷駅 埼玉(大宮駅) 千葉
