ベイサイドホテルアジュール竹芝（TKPガーデンシティ浜松町）
宴会場利用のお願い

令和5年7月3日改訂

TKPガーデンシティ浜松町（以下、「当会場」といいます。）では、宴会・催事及び宴会場のご利用（以下、「宴会等」といいます。）に関して、下記の通り規約を設けておりますので予めご了承くださいますようお願い申し上げます。当会場が宴会等に関して締結する契約（以下、「宴会等契約」といいます。）は、この規約によるものとさせていただきます。尚、この規約に定めのない事項につきましては、法令又は一般に確立された商習慣によるものとさせていただきます。

1.当会場に宴会等契約のお申込みを承る場合は、次の事項を確認させていただきます

① 宴会等の主催者及び予約者並びにその住所及び宴会名
② 宴会等の開催日、時間及び人数
③ 宴会等の内容
④ その他、当会場が必要とする事項

2．ご契約の成立について

① 宴会等の契約は、当会場がご契約のお申し込みを承諾し、申込金を受領したときに成立するものとさせていただきます。
尚、申込金の額は宴会等の内容により当会場より提示させていただき、指定する日までに現金又は指定口座への振込にてお支払いをお願いいたします。
② 申込金を当会場が指定した日までにお支払いいただけない場合は、宴会等契約は取り消しとさせていただき、下表に掲げるキャンセル料金を申し受けます。

3．ご契約のお取消について

① お客様よりのご契約お取消について
・当会場がご契約のお申し込みを承諾した時よりキャンセル料金を申し受けます。
・お客様の都合により宴会等契約の全部又は一部をお取消される場合には、こちら（個人のお客様はこちら / 法人のお客様はこちら）のキャンセル料金を申し受けます。尚、申込金はキャンセル料金に充当し、残金があればご返金いたします。
② 当会場からの契約取消について
当会場は次の場合において、ご宴会のお申し込みをお断りするか、又はすでにご成約いただいている契約を取消させていただきます。
・お客様及び宴会等への出席者が、法令の規定、公序良俗に反する行為をする恐れがあると当会場が判断した場合、又は同行為をしたと認められるとき、及び他のお客様等にご迷惑をおかけすると当会場が判断したとき。
・宴会等に関し、合理的な範囲を超える負担を求められたとき。
・天災、その他やむをえない事情により宴会場を使用することができないとき。
・宴会場利用規約に定める事項に違反されたとき。
・申込者又は参加者が「暴力団による不当な行為の防止等に関する法律」に定める各種暴力団組織やそれに準ずる反社会的組織、又は個人であると判明したとき。

4．料金のお支払いについて

ご予約いただきました宴会等の料金につきまして、当会場より提示の最終見積金額を、見積書記載の支払期日までにお支払い下さい。尚、お車代、お電話代等で当日に料金が明らかでないものに関しては、料金確定後にご請求させていただきますので、15日以内にお支払いをお願い申し上げます。

5．有料人数の確認について

料理等を用意する人数（以下、「有料人数」といいます）は宴会等の開催日の7日前までに、当会場の担当係員にご通知ください。それ以降は全て手配が完了しておりますので、宴会等の開催日に出席されたお客様の人数が有料人数より減少した場合でも、お見積もりどおり有料人数分の料金を申し受けます。

6．装飾・余興等のご手配について

宴会等に関連する装飾、装花、音響、照明、余興、記念品等につきましては、当会場の指定取扱い会社に手配させていただきます。お客様が、当会場の指定取り扱い会社以外に直接依頼される場合は、当会場に事前にご連絡をいただき、当会場了承後にお手配されますようお願い申し上げます。

7．当会場の指定取り扱い会社以外をご利用の際の注意事項

当会場了承のもとに直接お客様がご依頼された取り扱い会社が行う宴会等に関連する装飾・余興等の機器及び材料の搬入・搬出又は看板等のサイズやその取り付け方法の決定、あるいは設置場所の設定につきましては、当会場の美観・動線等を踏まえ、当会場宴会規約11、12に則り実施していただきますよう取り扱い会社に周知徹底をお願いいたします。

8．寄託物等の取扱いについて

当会場においてお客様のお荷物の一時預かりを行う場合、以下のとおりとします。

① お客様がクロークにお預けになった物品について、滅失、毀損等の損害が生じたときは、それが、不可抗力である場合を除き、当会場は、15万円を限度として、その損害を賠償します。
② お客様のお荷物が、ご利用に先立って当会場に到着した場合は、その到着前に当会場が了解したときに限って責任をもって保管し、お客様が宴会場をご利用する際にお渡しします。
③ お客様のご利用が終了した後、お客様の手荷物又は携帯品が当会場に置き忘れられていた場合において、その所有者が判明したときは、当会場は、当該所有者に連絡をするとともにその指示を求めるものとします。
ただし、所有者の指示がない場合又は所有者が判明しないときは、貴重品（現金含む）は事務所にて一定期間保管後、所轄警察署に届けます。傘・衣類等（貴重品以外）は事務所にて3ヶ月保管後、処分させていただきます。なお、この際の弊社の責任は、第①項の規定に準じるものとします。

9．損害賠償について

お客様及びお客様全ての関係者（出席者及びお客様が直接ご依頼された取り扱い会社を含みます。）により、当会場の施設・什器備品等に損傷等損害が発生した場合は、その修復に関して当会場より修繕費を請求させていただきます。又、損傷、損害により、以降の宴会他当会場営業に支障が発生した場合は、相当額の損害賠償金を請求させていただきます。

10．禁止事項について

次に掲げる各項目については、禁止事項となっておりますのでご遠慮願います。

・犬、猫、小鳥、その他の愛玩動物・家畜類の持ち込み（介助犬を除く）
・発火性または引火性の物品など危険物の持ち込み（クラッカーを含む）
・悪臭を発する物の持込み
・賭博等、風紀を乱す行為又は他のお客様等のご迷惑になるような言動
・他のお客様等の迷惑となる様な大きな音を出す行為（予め書面により許可を得た場合を除く）
・当会場備品の移動
・ご予約時の使用目的以外でのご利用
・その他、法令で禁じられている行為

11．事前打ち合わせのお願い

① 主催者はレイアウトを決定される前に、催事に関する法令に基づき当会場担当者と細目に亘りお打ち合わせ願います。
② 搬入・搬出及び施工の際のお客様施工担当者、運送会社、車両台数、設営会社名、設営要員数及び徹夜作業員の氏名を当会場所定の用紙にご記入の上、事前にお知らせください。
③ 主催者は施工日より10日前までに当会場担当者へ、会場平面図及び電気配線施工図を各２部ご提示ください。図面提出時に、当会場側技術員と電気配線に関してお打ち合わせ願います。
④ 宴会場区域へ設置される看板、案内板等につきましては、その場所、時期、サイズ、表示内容につき事前に担当者とお打ち合わせ願います。宴会場区域外の案内看板は固くお断りいたします。
尚、１階エントランスホール付近への案内看板の設置については、当会場にご相談ください。

12．搬入・搬出時、会場設営時のお願い

① 搬入・搬出は、東京テレポートセンターの規定、指導に準じて行なう必要があり、１階からの搬入は禁止されておりますので予めご了承ください。
② 設営機材及び展示品の搬入・搬出の際、お客様責任者は開始前にご来館の上、完了まで監督して下さい。
設営要員は節度ある服装の着用をお願いします。尚、休憩所、喫煙所、手洗いは当会場側で指定させていただき、施工の要するスペース以外の営業スペースへの立ち入りはご遠慮願います。
③ 搬入・搬出の開始及び終了時間は打ち合わせ通りにお願いいたします。ただし、当会場の都合により、搬入・搬出時刻の変更をお願いする場合もございますので、予めご了承ください。尚、搬入・搬出の順路は当会場の指示に従ってお願いいたします。
④ カーペット、什器備品を損傷しないように、予め十分な養生処理を行ってください。
⑤ 搬入、施工、搬出時の室内清掃は主催者側にてお願いいたします。
粗大ごみ、段ボール等は主催者側の責任において処理をお願いいたします。
⑥ 館内に損傷を与えると予想される施工につきましては、お断りする場合もございます。
⑦ パブリックスペースには段ボール等一切の物を置かないようお願いいたします。
⑧ 資材は会場入り口を損傷しないように運搬可能なサイズに限らせていただきます。会場内での設営は組み立て、補修作業程度にとどめ、大規模な工作、ペンキ塗りは予め完了のうえ搬入願います。
⑨ 会場内には必ず、1.8ｍ巾以上の主要避難通路を避難口まで通じるように設けてください。
又、避難上必要な位置に1.2ｍ以上の補助通路を主要避難通路又は避難口に通じるように設けて下さい。
⑩ 床、壁、天井等への釘類の打ち込みはいかなる場合もお断りいたします。又、天井壁面より45㎝以上の間をあけて施工して下さい。
⑪ 施工過程における騒音については、特にご注意いただき状況によりましては作業を中止していただくこともございます。

13．催し物会場に関する法令の遵守

① 催物会場の装飾材量は必ず防炎処理済の物をご利用下さい。（消防法施行令第4条の3）
② 消防署の許可なくして危険物の持込み、裸火の使用はできません。必ず当会場担当者にお申し出いただくとともに、消防署の許可を受けて下さい。（東京都火災予防条例第23条）
③ 消防、消火、避難、通報の設備、標識、器具の移動や隠蔽は禁じられております。（東京都火災予防条例第54条）
④ 催し物開催と喫煙の許可申請に関しましては、所轄署へ主催者が責任をもって許可を申請してください。
所轄消防署：東京消防庁芝消防署予防課
住所：港区東新橋2丁目13番7号
電話：03-3431-0119

14．規約変更について

① 当会場は、本規約を必要に応じて随時変更することができるものとします。その場合、改訂日以降に成立した契約には変更後の規約が適用されるものとします。
② 当会場は、前項による本規約の変更にあたり、本規約を変更する旨及び変更後の本規約の内容とその効力発生日を甲のホームページ等に掲示するものとし、改訂後の本規約の効力は、改訂日の午前０時から生じるものとします。